Risk Yönetimi, İç Kontrol ve Uyum

İyilik Vakti Derneği olarak bağışçılarımızın emanetlerini yalnızca ihtiyaç sahiplerine ulaştırmayı değil; bu süreci şeffaf, güvenli, izlenebilir ve mevzuata uygun şekilde yürütmeyi temel sorumluluklarımızdan biri olarak görüyoruz.

Bu doğrultuda oluşturulan Risk Yönetimi, İç Kontrol ve Uyum Birimi, derneğimizin mali, operasyonel, hukuki ve itibari risklerini sistematik olarak takip eder; iç kontrol mekanizmalarının geliştirilmesine katkı sağlar ve faaliyetlerimizin ilgili mevzuat ile kurum içi politika ve prosedürlere uygunluğunu gözetir.

Risk Temelli Yaklaşım

Derneğimiz, faaliyetlerinde risk temelli bir yönetim anlayışı benimser.

Yurt içi ve yurt dışı yardım faaliyetleri; ülke, proje, iş ortağı, tedarikçi, ödeme yöntemi, işlem büyüklüğü ve operasyonel koşullar gibi farklı risk faktörleri dikkate alınarak değerlendirilir.

Tespit edilen risklerin azaltılması amacıyla gerekli kontrol mekanizmaları oluşturulur ve alınan tedbirlerin etkinliği düzenli olarak takip edilir.

Mali Suçlarla Mücadele ve Finansal Uyum

Derneğimiz; kara para aklama, terörizmin finansmanı, dolandırıcılık, yolsuzluk ve mali kaynakların amacı dışında kullanılması gibi risklere karşı hassasiyetle hareket eder.

Risk Yönetimi, İç Kontrol ve Uyum Birimi kapsamında;

• olağan dışı veya yüksek riskli işlemler değerlendirilir,

• bağış ve ödeme süreçlerinde risk göstergeleri takip edilir,

• iş ortakları ve tedarikçiler hakkında gerekli kontroller gerçekleştirilir,

• yüksek riskli işlemler için ilave inceleme ve onay mekanizmaları uygulanabilir,

• mali işlemlerde izlenebilirlik ve kayıt bütünlüğü gözetilir.

Bağışçı ve İş Ortağı Tanıma

Bağışçılarımızın, kurumsal iş ortaklarımızın, tedarikçilerimizin ve saha uygulayıcılarımızın güvenli bir ekosistem içerisinde faaliyet göstermesi önem verdiğimiz konular arasındadır.

Risk seviyesine göre gerekli görülen durumlarda;

• kimlik ve kuruluş bilgileri,

• yetkili kişiler,

• ödeme ve banka bilgileri,

• gerçek faydalanıcı bilgileri,

• ticari ve operasyonel geçmiş,

• ulusal ve uluslararası yaptırım riskleri

değerlendirilebilir.

Bu kontroller, hem bağış kaynaklarının hem de yardım faaliyetlerinin güvenliğinin korunmasını amaçlar.

Yaptırım ve Uluslararası Uyum Kontrolleri

Farklı ülkelerde yürüttüğümüz insani yardım faaliyetlerinde ulusal ve uluslararası düzenlemeler dikkate alınır.

Derneğimiz; uygulanabilir yaptırım kararları, malvarlığı dondurma tedbirleri, uluslararası ödeme riskleri ve yüksek riskli kişi veya kuruluşlarla ilgili gerekli kontrollerin yürütülmesine önem verir.

Yurt dışındaki saha ortakları ve tedarikçiler risk seviyelerine göre değerlendirilir.

İç Kontrol

İç kontrol sistemi; derneğimizin kaynaklarının korunması, hataların önlenmesi, işlem güvenliğinin sağlanması ve görevlerin doğru kişiler tarafından yürütülmesi amacıyla oluşturulmuştur.

Başlıca kontrol alanlarımız şunlardır:

• ödeme ve harcama yetkileri,

• görevler ayrılığı,

• banka ve POS işlemleri,

• tedarikçi ödemeleri,

• satın alma süreçleri,

• proje bütçeleri,

• bağış kayıtları,

• saha gerçekleşme kontrolleri,

• yetkilendirme ve sistem erişimleri,

• belge ve kayıt kontrolü.

Önemli mali işlemlerde mümkün olduğunca hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan kişilerin birbirinden ayrılması esas alınır.

Kurumsal Risk Yönetimi

Derneğimizin karşılaşabileceği riskler düzenli olarak değerlendirilir.

Risk yönetimi kapsamında özellikle;

Finansal Riskler
Likidite, ödeme, kur, maliyet ve bağış gelirlerindeki değişimlerden kaynaklanabilecek riskler.

Operasyonel Riskler
Saha uygulamalarındaki gecikmeler, tedarik sorunları, hizmet aksaklıkları ve insan kaynaklı hatalar.

Ülke ve Saha Riskleri
Siyasi istikrarsızlık, güvenlik, lojistik, mevzuat ve yerel operasyon koşullarından kaynaklanan riskler.

Hukuki ve Uyum Riskleri
Faaliyetlerin yürürlükteki mevzuata veya kurum içi politikalara aykırı yürütülmesi riski.

İtibar Riskleri
Bağışçılarımızın ve kamuoyunun derneğimize duyduğu güveni etkileyebilecek olay ve uygulamalar.

Bilgi Güvenliği Riskleri
Bağışçı verileri, ödeme sistemleri, dijital altyapı ve kullanıcı erişimlerinden kaynaklanabilecek riskler.

takip edilir.

Dolandırıcılık ve Usulsüzlükle Mücadele

Derneğimizde mali kaynakların kötüye kullanılması, çıkar çatışması, sahte belge, mükerrer ödeme, yetkisiz işlem veya benzeri usulsüzlüklere karşı sıfır tolerans yaklaşımı benimsenir.

Şüpheli veya olağan dışı durumlar Risk Yönetimi, İç Kontrol ve Uyum Birimi tarafından değerlendirilir ve gerekli durumlarda Yönetim Kuruluna raporlanır.

Bilgi Güvenliği ve Kişisel Verilerin Korunması

Bağışçılarımıza, çalışanlarımıza, gönüllülerimize ve yardım faaliyetlerinden faydalanan kişilere ait bilgilerin korunması kurumsal sorumluluklarımız arasındadır.

Kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve paylaşılması süreçlerinde ilgili mevzuata ve kurum politikalarına uygun hareket edilmesi gözetilir.

Sistem erişimleri, kullanıcı yetkileri ve bilgi güvenliği riskleri düzenli olarak değerlendirilir.

İzleme ve Raporlama

Risk Yönetimi, İç Kontrol ve Uyum Birimi, tespit ettiği önemli riskleri ve geliştirilmesi gereken kontrol alanlarını ilgili yöneticilere ve gerektiğinde Yönetim Kuruluna raporlar.

Belirlenen aksiyonların tamamlanması takip edilir ve kontrol sistemlerinin etkinliği düzenli olarak gözden geçirilir.

Bağımsızlık ve Yönetim Kuruluna Raporlama

Risk Yönetimi, İç Kontrol ve Uyum Birimi; görevlerini tarafsızlık ve bağımsızlık ilkeleri doğrultusunda yürütür.

Birim, operasyonel süreçleri yürüten departmanlardan bağımsız bir gözetim fonksiyonu olarak çalışır ve önemli riskleri doğrudan İyilik Vakti Derneği Yönetim Kuruluna raporlayabilir.

Emanetin Güvenliği Bizim İçin Bir Sorumluluktur

Bağışçılarımız tarafından derneğimize emanet edilen her katkının doğru amaç için kullanılması, kayıt altına alınması ve mümkün olan en yüksek güvenlik standartlarıyla yönetilmesi temel önceliklerimizdendir.

İyilik Vakti Derneği olarak güçlü bir iç kontrol ve risk yönetimi sisteminin, sürdürülebilir ve güvenilir insani yardım faaliyetlerinin temel unsurlarından biri olduğuna inanıyoruz.